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Historique de la conservation 

L'ensemble du fonds a sans doute été remanié plusieurs fois et a certainement été déplacé et sorti du collège, notamment au cours de la Révolution française. Certains documents ont été déchirés, les sceaux des chartes médiévales ont été coupés ou bien arrachés avec une partie du document. Des traces de moisissures laissent à penser que le fonds a été entreposé dans un endroit humide, peut-être une cave. On remarque sur les documents du XVIIIe siècle un système de cotes, mais nous ne disposons pas d'informations afin d'établir clairement sa constitution. Sur une partie des documents et des registres, des étiquettes avaient été collées, probablement au XIXe ou au XXe siècle, ce qui laisse à penser qu'un second système d'identification avait été établi. Là encore, on ne dispose pas d'informations qui permettraient d'en apprendre d'avantage. Le seul inventaire est celui qui a été réalisé par le père Liam SWORDS en 1979. Celui-ci a inventorié l'ensemble du fonds en attribuant des cotes à la pièce et au dossier. Ces cotes sont composées d'un chiffre et d'une lettre (exemple : 1A), le chiffre correspondant au numéro de boîte et la lettre désignant le dossier. Lorsque Liam SWORDS a voulu approfondir le niveau de description (au sous-dossier ou à la pièce), il a ajouté un troisième voire un quatrième élément à sa cote (exemple : 3D1j). Au cours de son travail, il a vraisemblablement inventorié une partie des dossiers en les laissant dans l'ordre et l'état dans lequel il les avait trouvés. Il a également recréé artificiellement certains dossiers, soit en les classant par thèmes, soit en les classant par dates. Son inventaire est en partie dactylographié, en partie manuscrit. Il n'y a ensuite plus eu d'intervention sur le fonds jusqu'à ce que le Centre Culturel Irlandais entreprenne une action de valorisation de son patrimoine culturel, également constitué par sa Bibliothèque Patrimoniale. Les Archives ont été depuis 2002 stockées dans une salle du Centre Culturel spécialement conçue, proche de la Bibliothèque Patrimoniale et attenante à la salle de lecture. Cette salle contient sept armoires en bois teinté avec portes vitrées, chacune étant composée de six ou sept tablettes. Les documents d'archives étaient majoritairement entreposés dans des boîtes dites « de notaire » en carton, vertes et marron. Des dossiers se trouvaient également à l'intérieur de deux malles métalliques peintes en noir sur lesquelles est inscrite la mention « Collège des Irlandais Paris ». Enfin, quelques liasses étaient disposées dans des cartons de déménagement, dans des caisses en bois ainsi qu'un pupitre, également en bois. Les pièces étaient contenues dans des pochettes en papier sur lesquelles étaient indiquées les cotes attribuées par Liam SWORDS, ainsi que des informations sur le contenu des dossiers.

Le classement d'origine établi par le producteur ayant été perdu du fait des manipulations et interventions successives sur les dossiers, il a été décidé de reclasser l'intégralité du fonds en respectant une organisation thématique, ce qui implique la création d'un nouveau système de cotation. Lors du récolement, un ou plusieurs thèmes ont donc été déterminés pour chaque dossier d'archives. Si les pièces contenues dans un dossier touchaient à plusieurs thématiques, celui-ci a été réparti en fonction des thèmes identifiés. Des analyses à la pièce ont également été effectuées, notamment pour les archives médiévales, mais aussi pour quelques photographies, ouvrages... Les cotes de Liam SWORDS ont été conservées afin d'établir une correspondance entre son système de cotation et les nouvelles cotes. Certains dossiers n'ayant pas été cotés par Liam SWORDS, une cote de remplacement a été établie sous la forme d'une lettre. Ces dossiers apparaissent dans la table de concordance des cotes avec la mention « non coté » précédant la lettre (Exemple : non coté (B)). Le plan de classement créé est thématique avec un classement chronologique des pièces au sein des dossiers.

Le plan de classement est constitué des cinq séries suivantes:

Les cotes sont construites de la façon suivante :

Exemple : la cote A1a1 correspond à la série A (collège), sous-série 1 (collège des Lombards), thème 1 (actes notariés) dossier numéro 1 (Acte de vente sur parchemin de deux maisons rue Saint-Hilaire, vendues par Jean Jourdain, vicaire, et sa soeur Yolène, femme de Jean Misieu, à Michel Chosse, clerc, le jeudi après la saint Honoré 1316, soit le 20 mai 1316)

Parallèlement à l'inventaire et au classement des Archives, une opération de dépoussiérage et de réparation des documents a été menée par la société In-Extenso. Le reconditionnement avec un matériel spécifique et adapté aux documents (parchemins, photographies, registres…) a eu lieu à la suite de cette intervention.

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